如何规范管理固定资产管理申购单：法律实务操作指南

张三所在的某集团最近在固定资产管理工作上遇到了一系列问题。作为法务部门负责人，他发现公司内部关于固定资产的申购、审批、验收和登记流程存在诸多漏洞，导致多次出现手续不完整、账实不符等问题。为了解决这一问题，张三决定重新梳理公司的固定资产管理申购单制度，并制定一套符合法律法规要求的操作规范。

固定资产管理申购单的基本概念与法律要求

固定资产管理申购单是企业在购置固定资产前需要填写和审批的重要文件。它不仅是企业内部管理流程中的重要环节，也是对外经济活动的凭证之一。根据《中华人民共和国会计法》和《企业财务通则》的相关规定，企业的所有固定资产购置都应当通过申购单的形式进行申请，并经过严格的审批程序。

在法律实务中，固定资产管理申购单至少应当包括以下

如何规范管理固定资产管理申购单：法律实务操作指南 图1

1. 申购人信息：姓名、部门、职位等

2. 资产基本信息：资产名称、规格型号、数量、预算价格等

3. 申购理由：购置该固定资产的必要性说明

4. 预算来源：资金的具体出处或分配方式

5. 审批流程记录：包括财务部、使用部门和管理层的意见和签字

需要注意的是，固定资产管理申购单应当经过多层次审批，避免任何个人单独决策。公司应当根据自身的规模和复杂程度制定分级审批权限制度。

固定资产管理申购单的制作与审核要点

1. 制作规范

应当明确标明为“固定资产购置申请单”或类似字样；

表格设计：表格应包括主要信息栏，如资产名称、金额预算、使用部门等，并留有空白填写处；

签署栏：申购人、审批人和日期的签署位置要清晰明确。

2. 审核重点

资金来源是否合规：需检查申购单上的资金预算是否符合公司财务制度，是否有明确的资金来源说明；

使用需求与实际是否相符：审核人员应当确认购置资产确实符合公司业务发展的需要，避免出现虚报、套取资金等情况；

合同条款的合法性：对附带合同的主要条款进行初步审查，确保没有重大法律风险。

固定资产管理申购单的流转与归档

1. 流转程序

由使用部门填写申购单并提交至财务部初审；

财务部审核后提交至分管领导审批；

最终由总经理或董事长签字批准；

审批通过后，填写人需将申购单提交至资产管理部门备查。

2. 归档要求

已经审批完成的申购单应作为重要档案妥善保存；

归档内容应当包括申购单本身、相关合同文本和验收记录等材料；

建议采用电子化管理方式，确保文件的安全性和可追溯性。

固定资产管理申购单信息化管理的趋势与要求

随着企业数字化转型的推进，越来越多的企业开始将固定资产管理工作纳入信息化管理系统。通过建立统一的资产管理系统平台，企业的固定资产申购流程可以实现全程线上操作和审批，这不仅提高了效率，也减少了人为失误的可能性。

在实践过程中，应当注意以下几点：

1. 系统权限管理：不同岗位人员只能访问与其职责相关的功能模块；

2. 审批流程设置：系统预设分级审批权限，并支持留痕查询；

3. 数据安全保护：确保系统数据的安全性，防止信息泄露或篡改。

固定资产管理申购单制度的完善与建议

1. 明确责任划分

购置申请部门要对申购单的真实性负责；

审批人要对审批结果负责；

资产管理部门要对资产入账工作负责。

如何规范管理固定资产管理申购单：法律实务操作指南 图2

2. 加强内部审计

定期抽查固定资产购置记录，核实相关手续是否完整；

对异常交易进行重点审查，及时发现和纠正问题。

3. 建立应急预案

制定应对突发事件（如系统故障、关键人员离职等）的应急方案。

案例分析与实务

2023年某制造公司因未履行固定资产管理申购单审批程序而被税务部门处罚。该公司在未经批准的情况下直接购买了一台大型生产设备，并且未能提供完整的资产购置凭证，导致相关进项税额无法抵扣。这个案例提醒我们，严格遵守固定资产管理申购单制度对于企业合规经营至关重要。

在实际操作中应当严格按照以下原则：凡属固定资产范畴的采购支出，必须先履行申购和审批程序，不得例外；要建立完善的监督机制，确保流程执行到位。

规范管理固定资产管理申购单不仅是企业依法合规经营的基本要求，也是防范财务风险的重要举措。通过建立健全相关制度、加强人员培训和信息系统建设，企业可以有效提升固定资产管理工作水平，为企业的持续健康发展提供保障。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）